Los servicios en detalle.

El costo oculto

Una matriz hecha una vez y guardada no gestiona nada. El costo aparece cuando el riesgo ocurre:

• Riesgos sin responsable ni fecha de revisión
• Controles que figuran en el papel y nadie ejecuta
• Riesgos nuevos, de leyes o procesos recientes, que no están
• Un directorio que decide sin saber qué está expuesto

Caso ilustrativo

Una cooperativa tenía una matriz de 40 riesgos armada para una auditoría externa, sin cambios en cuatro años. Al compararla con su actividad faltaban riesgos de ciberseguridad, de datos personales y de proveedores, y la mitad de los controles no tenía dueño.

Partimos de nuestra base para su actividad, la ajustamos con sus jefaturas y dejamos cada control con responsable y frecuencia. El directorio revisa el mapa de calor cada trimestre.

El costo oculto

Gestionar riesgos, auditoría y cumplimiento en planillas separadas cuesta tiempo cada vez que alguien pregunta:

• Días armando el informe para el directorio o el auditor
• Planes de acción que vencen sin que nadie avise
• Versiones distintas del mismo archivo, sin saber cuál vale
• Evidencia dispersa en correos cuando llega una fiscalización

Caso ilustrativo

Una fundación llevaba su matriz en Excel, los hallazgos de auditoría en otro archivo y las denuncias en un correo. Cada informe al directorio tomaba una semana de recopilación.

Cargamos todo en Antox GRC: la matriz, los hallazgos con sus responsables y el canal de denuncias. Los avisos de vencimiento salen solos y el informe se descarga del sistema.

El costo oculto

Un modelo que existe sólo en un manual no protege. La ley exige que esté efectivamente implementado, y eso se prueba con evidencia: capacitaciones registradas, denuncias atendidas, controles ejecutados.

• Sin evidencia, la empresa enfrenta sola penas como multas, la pérdida de beneficios fiscales, la inhabilitación para contratar con el Estado y, en los casos más graves, su extinción
• Licitaciones y clientes grandes que piden el modelo y no lo encuentran en orden

Caso ilustrativo

Una distribuidora de 80 trabajadores tenía un manual de prevención comprado hace tres años. Al revisarlo, la matriz no incluía los delitos que agregó la Ley 21.595, nadie había sido capacitado desde la contratación del encargado y el canal de denuncias era un correo que no revisaba nadie.

Actualizamos la matriz, dejamos el canal con plazos y responsable, y programamos capacitaciones con registro. El directorio recibe un informe semestral con la evidencia.

El costo oculto

Una auditoría por muestra revisa unas decenas de documentos de miles. Lo que no entra en la muestra no se ve:

• Facturas pagadas dos veces, con otro número o en otra fecha
• Proveedores que comparten cuenta bancaria o dirección con un trabajador
• Notas de crédito y descuentos que nadie autorizó
• Pagos fuera del horario o sin orden de compra

Caso ilustrativo

Una empresa de servicios con unos 6.000 pagos al año pidió revisar compras. Al cruzar el total encontramos pagos repetidos a un mismo proveedor con montos idénticos y fechas cercanas, y dos proveedores con la misma cuenta de depósito.

Se recuperaron los pagos repetidos, se bloqueó el alta de proveedores sin validar la cuenta y el control quedó funcionando de forma permanente.

El costo oculto

La ley crea una Agencia de Protección de Datos Personales con facultad de sancionar y un registro público de las sanciones impuestas. Además de las multas, cuenta:

• Datos de clientes y trabajadores repartidos en sistemas y planillas que nadie tiene inventariados
• Solicitudes de los titulares que llegan y nadie sabe quién responde
• Proveedores que tratan sus datos sin contrato que los obligue
• La reputación: el nombre de la empresa en un registro público

Arme su política de privacidad con la herramienta gratuita →

Caso ilustrativo

Una clínica dental con tres sucursales guardaba fichas en su software, listas de pacientes en planillas y campañas en una plataforma de correos externa. No tenía claro qué datos tenía ni para qué.

Levantamos el registro de tratamiento, ajustamos los avisos y los contratos con proveedores, y dejamos un procedimiento con plazos para responder a los pacientes.

El costo oculto

Las decisiones sin información cuestan, aunque no aparezcan en el balance:

• Reportes que cada área arma a su manera y no se pueden comparar
• Procesos con pasos que nadie sabe por qué existen
• Directorios que aprueban sin la información a tiempo

Caso ilustrativo

Una empresa familiar en su segunda generación quería profesionalizar su directorio. Cada gerente presentaba sus cifras en formatos distintos y las sesiones se iban en discutir los números.

Definimos un reporte único con indicadores acordados, un calendario de sesiones y actas con acuerdos y responsables.

El costo oculto

Un proceso que vive en correos y planillas funciona mientras la persona que lo conoce está. El costo no aparece en ninguna cuenta:

• Horas buscando quién aprobó algo, en qué correo y con qué versión del archivo
• Solicitudes que se pierden o se atienden dos veces
• Plazos que vencen porque nadie tenía el aviso
• Conocimiento que se va cuando alguien renuncia

Caso ilustrativo

Una empresa de mantención recibía las solicitudes de sus clientes por correo, WhatsApp y teléfono, y las anotaba en una planilla compartida. Nadie sabía cuántas estaban pendientes ni cuánto se demoraban; las quejas llegaban directo a gerencia.

Ordenamos el proceso: un solo ingreso, un responsable por etapa, plazos con aviso y registro de cada paso. Hoy la gerencia ve las pendientes y los tiempos en un tablero, sin pedirle a nadie un informe.

El costo oculto

Cuando el Registro de Compras y Ventas, la contabilidad y el banco no cuadran, la plata se va sin que nadie lo note:

• IVA crédito de facturas que no se registraron a tiempo
• Facturas con errores que no se reclamaron dentro del plazo
• Días de su equipo copiando datos entre planillas para cerrar el mes

Calcule cuánto le cuesta su cierre de mes →

Caso ilustrativo

Una importadora cerraba el mes el día 20 y sus números nunca coincidían con el F29. Al cruzar un mes encontramos facturas de compra que no estaban en la contabilidad, notas de crédito aplicadas a la factura equivocada y depósitos sin identificar.

Hoy concilia el SII, los libros y el banco cada mes y cierra en la primera semana.

El costo oculto

Un sitio que sólo informa obliga a atender todo por teléfono y correo:

• Reclamos sin número ni plazo que se pierden en la bandeja
• Personal respondiendo una y otra vez las mismas consultas
• Formularios que piden datos sin aviso de privacidad

Caso ilustrativo

Un comité de agua potable rural recibía reclamos por teléfono y en papel, y le costaba demostrar ante la autoridad cuándo y cómo los había respondido.

Le hicimos un sitio con formulario de reclamos con número, plazos y respuesta registrada, y un panel donde la directiva ve los pendientes.

El costo oculto

Una charla sin registro no prueba nada. Cuando hay una denuncia o una fiscalización, se pregunta quién fue capacitado, cuándo y en qué:

• Listas de asistencia en papel que no se encuentran
• Trabajadores nuevos que nunca recibieron la capacitación
• Sin evaluación, no hay cómo mostrar que se entendió

Revise su cumplimiento de la Ley Karin →

Caso ilustrativo

Un colegio hizo una charla de Ley Karin al inicio del año. Meses después, ante una denuncia, no pudo acreditar qué asistentes la recibieron ni qué contenido se vio.

Organizamos cursos por estamento con registro y evaluación, y un recordatorio para capacitar a cada persona que se incorpora.

El costo oculto

La investigación interna tiene 30 días hábiles y el informe va a la Dirección del Trabajo dentro de 2 días hábiles desde que termina. Cuando el procedimiento se improvisa:

• Plazos que vencen y multas de la Dirección del Trabajo
• Investigaciones con conclusiones débiles ante un reclamo judicial
• Ausencias, licencias y rotación de las personas afectadas

Calcule los plazos de una denuncia →

Caso ilustrativo

Un centro de salud recibió su primera denuncia y no sabía quién debía investigar ni en qué plazo. La investigación se extendió y el informe llegó tarde a la Dirección del Trabajo.

Ajustamos el protocolo y el reglamento interno, designamos y capacitamos a quienes investigan, y dejamos el canal con plazos y avisos.

El costo oculto

Un turno armado en una planilla puede pasarse de la jornada o dejar a alguien sin su domingo libre sin que nadie lo note:

• Multas de la Dirección del Trabajo por exceso de jornada o descansos
• Horas extraordinarias que se pagan sin estar planificadas
• Horas de la jefatura cuadrando turnos a mano cada semana

Caso ilustrativo

Un minimarket con ocho trabajadores armaba sus turnos en una planilla. Al revisarla, dos personas superaban el promedio semanal permitido y una llevaba un mes sin domingo libre.

Con Antox Turnos el turno se arma con patrones y el sistema avisa cada incumplimiento antes de publicarlo.